تنظيم المؤتمرات صناعة مهمة ليست فقط لشركات تنظيم المؤتمرات والفعاليات بل أيضًا للمكانة والاقتصاد الوطني، لذلك فهي متشعبة ومتعددة الأنواع وطرق التقديم والتنفيذ.
وقبل التحدث عن هذه الأنواع باستفاضة سنعرف سريعاً كلمة وفكرة المؤتمر
الهدف من هذه الكلمة ومعناها يكمن في تجمع فئة من الناس في مكان ما (واقعي أو افتراضي) بينهم اهتمامات وخلفية مشتركة من أجل طرح موضوع ما وعرضه بشكل يناسب مناقشته.
هذا هو أبسط تعريف لهذه الكلمة، ولفهم ماهية المعنى بشكل أدق سنأخذ من هذا التعريف آخر جملة وهي "عرضه بشكل يناسب مناقشته" لأنه من هذه الجملة يمكننا أن نستنتج أسباب تقسيم كل هذه الأنواع من المؤتمرات لكن قبل البدء لنعود خطوة إلى الوراء ونواجه سؤال لا يقل أهمية عن الموضوع المطروح.
----------------------------------------------------------------------
هناك الكثير من الأسباب التي قد تدفعك إلى تنظيم المؤتمرات سواء كانت هذه الأسباب ربحية أم لا، وهنا نأتي لنستعرض أهمها
أهم 5 أسباب لتنظيم المؤتمرات
من أهم الأسباب التوعوية و المجتمعية هي مناقشة وطرح بعض القضايا الهامة التي تفيد المجتمع وترفع من شأن الوطن مثل قضايا الجوع، والتشرد ، العنف المنزلي، الأمية وغيرها من القضايا الهامة.
2- طبيعة المجال
قد يكون مجالك يحتاج إلى التجمع مع كبار هذا المجال كل فترة ومناقشة كل ما هو قادم، تنظيم المؤتمرات لهذا السبب جداً للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة أيضا.
مناقشة التغيرات السياسية والتجارية الجديدة على المستوى الوطني أو الدولي.
تلجأ الشركات إلى تنظيم المؤتمرات في بعض الأحداث الهامة مثل دمج الشركات، وهذا يحدث عندما تتفق شركتين أو أكثر في أن دمج العلامتين التجاريتين لهم ومشاركة الأرباح له المردود الربحي والاقتصادي الأكبر.
عندما تكون شركتك لديها العديد من الفروع والوكالات والموظفين في جميع أنحاء العالم ، يجب عليك عقد اجتماع أو مؤتمر سنوي على الأقل لمناقشة مشاكل العمل ومعدل النجاح من خلال مشاركة وعرض البيانات والأفكار والتقنيات الجديدة
(يمكنك أن توثق هذا المؤتمر أو الاجتماع وتستخدمه كعنصر ترويج لشركتك بشكل يبرز قوتها)
هناك الكثير من الأسباب الأخرى التي تجعلك تعرف أهمية تنظيم المؤتمرات ولكن يمكنك النظر من عدسة أكبر وتحدد هدفك وتسعى لتفيذه بأنسب طريقة ممكنة سواء كانت بعقد وتنظيم مؤتمر أو لا.
-----------------------------------------------------------------------
المعنى والنوع الأكثر شيوعاً في تنظيم المؤتمرات والأكثر شمولاً في نفس الوقت لأنه يتضمن الاجتماع لمناقشة قضية ما، يرتبط في الغالب بالعروض الورقية أو التقليدية كطرح استبيانات أو استنتاجات معينة ومناقشتها.
نوع من التجمع يتبعه أكل أو شرب لذلك فهو مناقشة قضية أيضاً لكن لا يسوده الطابع الرسمي كالمؤتمر الأساسي.
يتميز هذا النوع بوجود موجه أو معلم وباحثين أو متعلمين يطرحون ما توصلوا إليه في الأبحاث ويتبادلوا جميع النتائج من خلال التقارير والمناقشات.
عبارة عن مجموعات صغيرة يجتمعوا لتطبيق محتوى تعليمي مكثف بالتركيز على تقنيات ومهارات في مجال معين.
من اسمها فهي عبارة عن طاولة دائرية، ترمز هذه الاستدارة المتساوية إلى منح الجميع نفس الحق في أخذ الكلمة
هذا النوع من المؤتمرات يدرس حالة بعينها ومتابعة تطورها أو تأخرها عن طريق تقارير مفصلة مكتوبة أو شفهية أو معروضة في فيلم أو فيديو.
هناك الكثير والكثير من أنواع المؤتمرات التي تتفنن شركات تنظيم المؤتمرات في تنفيذها حسب هدف شركتك أو الجهة التي تعمل بها أو مسؤول عنها
لذلك ما عليك سوى طرح الهدف النهائي وكلما كانت شركة تنظيم المؤتمرات ناجحة ومتميزة، كلما ساعدتك بنوع المؤتمر المناسب أو تفصيل وتخصيص النوع الذي يحقق هدفك حتى لو لم يكن متواجد بنفس طريقة العرض والشكل من قبل.
هناك العديد من الأسباب التي عليك البحث عنها عند اختيار شركة تنظيم مؤتمرات مناسبة، لتجد الشركة الأفضل لمؤتمرك القادم على رأس هذه العوامل:
سنوات خبرة هذه الشركة
يجب عليك أن تطًلع على الأعمال السابقة للشركة-Portfolio فيما يخص تنظيم المؤتمرات والاجتماعات، وتبحث عن عدد الفعاليات والمؤتمرات التي قامت بتنظيمها؟ (كلما زاد العدد كلما كان أفضل لأن ذلك يعطيها خبرة موثوقة وأكيدة في تنظيم المؤتمرات على عكس لو شركة سنوات خبرتها كبيرة ولم تنظم سوى عشرات من الفعاليات أو المؤتمرات)
هل اتسمت تلك المؤتمرات التي تنظمها الشركة بسمات دولية؟ أي حضر إليها ضيوف كبار من خارج حدود الدولة؟ فإن القدرة على تنظيم الأحداث الدولية الكبيرة يعطي الشركة أفضلية وريادة، قم بالبحث عن إجابات الأسئلة التي تجد فيها ماتبحث عنه وتعود بالفائدة على فعالياتك بنجاح وتأكد من اختيار أفضل وأنسب شركة في تنظيم المؤتمرات والمعارض.
من العوامل المهمة أيضا، القدرة على التركيز في التفاصيل وتحري الدقة.
بعض شركات تنظيم المؤتمرات والاجتماعات تركز على الأمور والتحضيرات الأساسية أوالواضحة والأمور العامة في المؤتمر، مثل تنظيم وإدارة واستقبال ضيوف، وتنشغل عن الأمور الثانوية الأخرى مثل توثيق المؤتمر بكل فقراته وتغطية الفعالية باحترافية حفاظًا على توثيقه بدون أخطاء فنية، وأيضا يوجد تفاصيل دقيقة أخرى مهمة جداً في تنظيم المؤتمر مثل ديانة الضيوف على سبيل المثال. فإذا كان هناك وفد قادم من الهند (هندوسيًا)، فربما يجب إعادة النظر فيما يُقدم له من طعام، وأن يكون مقتصرًا على الأصناف النباتية فحسب ولن تقدم له اللحم البقري مثلاً، أو على الأقل تنبيه الضيوف إلى طبيعة ما يُقدم لهم من أصناف.
أيضًا من العوامل الهامة هو عدد وقوة العملاء لدى شركة تنظيم المؤتمرات التى تود العمل معها.
شركة تعاملت مع شركات كبيرة ووزارات وهيئات وجهات حكومية مهمة فهذا يعطيها ميزة فريدة بين شركات تنظيم المؤتمرات وفي الأغلب ستكون تلك الشركة أفضل شركة تنظيم مؤتمرات تناسب اختيارك.
و الأهم أن هناك عوامل لوجستية ولكن هذا العامل لن يأتى إلا بالتعامل مع شركة تنظيم مؤتمرات محترفة و رائدة ذات اسم وأعمال ضخمة في إدارة وتنظيم المؤتمرات.
1- https://www.kdmevents.co.uk/help/
2- https://www.ierek.com/news/index.php/2016/04/17/conferences-organizing-the-ultimate-guide/
